المطالبات في عقود المقاولات (1) .... د. م. م. مالك دنقلا

 المطالبات في عقود المقاولات (1)

د. مهندس مستشار/ مالك علي محمد دنقلا

تعد المطالبات الناشئة من عقود التشييد واحدة من أهم المشكلات التي تواجه صناعة المقاولات، حيث لا يخلو مشروع من مطالبات، ويعود ذلك إلى طبيعة مشاريع المقاولات التي تتصف بطول مدة إنجازها وخضوعها لحالة عدم التأكد على امتداد فترة التنفيذ، هذا بالإضافة إلى التعقيد المتزايد للمشاريع نتيجة لمستويات المواصفات القياسية الجديدة، والتقنيات المتقدمة، وكذلك رغبات الملاك في الإضافة والتعديل في المشاريع، وهيكل أسعار مدخلات البناء، وعدم وجود تصميم كامل لا نقص فيه، وصعوبة شروط التعاقد والنهج القانوني الذي يتبعه الكثير من المالكين والمقاولين؛ بما يزيد من احتمالية ظهور النزاعات والتفسيرات المتضاربة بين الأطراف، كما أن ظهور الأحداث غير المتوقعة هو شيء كثير الحدوث، وبالتالي أصبحت كثرة المطالبات في مجال التشييد أموراً طبيعية ولها آثار لا يمكن تلافيها في العلاقات التعاقدية.

مفهوم المطالبات:

المطالبة هي الإصرار على طلب حق في مال أو ملكية، أو تعويض محدد، وفي المقاولات والعقود تعرف المطالبة بأنها «طلب مشفوع بالوثائق ومدعم بالأسباب والبراهين، يقدمه المقاول إلى (صاحب العمل) طالباً فيه تمديد مدة العقد المحددة، أو دفع مبلغ إضافي من المال زيادة على القيمة التعاقدية الأصلية للأعمال أو كليهما معاً، وذلك كتعويض عادل عن قيام المقاول (بناء على تكليف من المالك أو وكيله القانوني) بتنفيذ أعمال أو مهام زائدة عن الأعمال الواردة في العقد الأصلي، أو تعرضه لخسارة مالية، أو تكبده بالزيادة في التكاليف بسبب أي إجراء أصدره المالك أدي إلى خرق أحد شروط العقد».

وتعرف المطالبات أيضاً بأنها «تأكيد الحق في شيء ما»، وبمعنى آخر فهي تأكيد الحق في دفعة ناشئة عن البنود لعقد إنشاء، بخلاف الدفعات المتفق عليها بالعقد كقيمة للأعمال، أو هي قيمة يطالب بها المقاول كتعويض عن أعباء إضافية لم تؤخذ في الاعتبار عند توقيع عقد المقاولة لمشروع جارٍ تنفيذه.

كما يمكن أن تصدر المطالبة عن المالك ضد المقاول يطالبه فيها بتعويض عادل عن إخلال الأخير بأحد التزاماته التعاقدية في حالة حصول ذلك، حيث يحق له مطالبة المقاول بتعويضه عن تأخير مدة الإنجاز الذي لا مبرر له تعويضاً عادلاً يغطي الأضرار التي تكبدها المالك بسبب عدم تنفيذ المشروع في الوقت المحدد.

ويعني التعويض العادل قيمة التكاليف (الفعلية) التي تكبدها أحد الأطراف نتيجة للتغيرات التي جرت على العقد، أو الإخلال بأحد شروطه من قبل الطرف الآخر والتي لم يكن ليتكبدها لو لم يطرأ ذلك التغيير، أو لم يطلب تنفيذ تلك الأعمال.

فيما يتعلق بالمقاول؛ يحق له المطالبة بتعويض عادل عن إضافة أعمال جديدة للعقد يشمل تكاليف المواد والعمالة والمعدات، وكذلك التكاليف الإدارية المساندة، ونسبة الأرباح المقررة في العقد على تلك التكاليف، بالإضافة إلى تمديد مدة المشروع زمناً مناسباً للزيادة في الأعمال.

ولا يجوز في جميع الأحوال اعتبار التعويض غرامة من قبل طرف على طرف آخر، ولا يجوز أن تتجاوز قيمة التعويض التكاليف الفعلية الناشئة عن الإخلال بشروط العقد من قبل أحد الأطراف.

من هنا فإن المطالبة ليست مشكلة شخصية بين المقاول والمالك أو المهندس، كما أن الغرض منها ليس إثبات سوء نية المالك أو محاسبته على أخطائه، بل هي مطالبة من المقاول بما يدعي أنه حق من حقوقه، يُقيِّمها المالك بناء على شروط العقد والقانون الحاكم لهذا العقد، فيمنحه ما له من حق ويرفض ما ليس من حقه، وحتى يستحق المقاول صرف قيمة هذه المستحقات عليه الالتزام بمجموعة خطوات تبدأ من تاريخ توقيع العقد أو بدء العمل أيهما أسبق، وذلك لتدعيم موقفه وإقناع الطرف الآخر بحقه المشروع لصرف القيمة المستحقة واحتساب الوقت الإضافي عن هذه الأعمال المستجدة.

آثار المطالبات:

تناولت كثير من الأبحاث حجم الآثار المترتبة على المطالبات من حيث تكلفة ووقت المشاريع، حيث أظهرت نتائج بعض الدراسات في 24 مشروعاً في أحد البلاد أن الغالبية العظمى من المطالبات تضمنت بعض التأخير، وفي عدد من الحالات تجاوز التأخير مدة العقد الأصلي بأكثر من 100٪، وفيما يتعلق بتكلفة المشروع كان أكثر من نصف المطالبات عبارة عن تكاليف إضافية لا تقل عن 30٪ من قيم العقود الأصلية.

وتشير التقارير في بريطانيا إلى أن حجم المطالبات في مشاريع التشييد وصل إلى أرقام خيالية، وأن أكثر من 83% من المقاولين تقدم بمطالبة واحدة أو أكثر لتمديد الوقت، هذا بالإضافة إلى أن أكثر من نصف المطالبات كان موضوعها طلب أموال إضافية في حدود 30% من قيمة العقد، وأن ثلث المطالبات كانت في حدود 60% من قيمة العقد وبعض المطالبات كانت تقريباً في حجم قيمة عقد التشييد، أي بنسبة 100% من قيمة التعاقد.

وقد أظهرت دراسة عن اثنين وعشرين مشروعاً فيدرالياً في الولايات المتحدة ظهر فيها 427 مطالبة كانت أخطاء التصميم تمثل ما نسبته 46% منها، و45% أخرى بأسباب التغييرات في العمل، سواء اختيارية أو إجبارية، وفي دراسة أخرى على أربعة آلاف مشروع تم تشييدها انتهت إلى أن نسبة النجاح في هذه المشروعات سيئة بشكل عام، فيما ذكرت دراسة في تركيا أن هناك ما يزيد عن 18% من المشروعات حدث فيها تأخير وصل أحياناً إلى أربع سنوات وبعضها إلى 200% من الوقت الأصلي للتعاقد، وفي المشروعات الضخمة بالمملكة العربية السعودية ترتبط أسباب التأخير بالمواد المستخدمة.

الأسباب القانونية لنشوء المطالبات:

تنظم عقود المقاولات العلاقة بين الأطراف الداخلة فيه؛ بقصد تحديد حقوق وواجبات أولئك الأطراف فيما يتعلق بموضع العقد، وشروطه ومواده، وما يجب على كل طرف من الأطراف عمله من واجبات تجاه الأعمال أو تجاه الطرف الآخر، وما يجب عليهم عمله في حالة إخلال الطرف الآخر بالتزاماته أو عدم وفائه بواجباته تجاه الأعمال بناء على نصوص العقد وشروطه.

وعقود المقاولات هي العقود الوحيدة التي يتم فيها تحديد سعر السلعة مسبقاً قبل أن تبدأ عملية إنتاجها، وبسبب المنافسة الشديدة فإن المقاولين نادراً ما يأخذون في حسابهم هامشاً ولو بسيطاً لتغطية المخاطر الخافية عنهم وقت تسعير عطاء المشروع، والتي تظهر في فترة تنفيذ المشروع الطويلة وعملياته المعقدة، هذا بالإضافة إلى أن الأسعار تُبنى على فروض محددة مؤسسة على معطيات العقد وشروطه، وأي تغيير يحصل على تلك المعطيات والشروط يؤدي إلى التأثير على الفرضيات التي بنيت عليها أسعار العقد، وبالتالي يقود إلى تغييرات غير محسوبة في التكاليف، وهذا مما يؤدي إلى نشوء المطالبات.

فمن هنا تنشأ المطالبات في المشاريع الإنشائية من الأسباب التالية:

(1) الاستجابة لأحد شروط العقد:

تنشأ المطالبة في هذه الحالة من خلال شروط العقد، فإذا نص العقد في أحد شروطه على إعطاء أحد الأطراف الحق في تعويض محدد إذا حصل شيء ما، مثلاً إذا تأخر المقاول في إنجاز الأعمال عن البرنامج المتفق عليه، فأنه يحق للمالك مطالبته بتعويض عادل عن الأضرار التي لحقت به بسبب ذلك التأخير، وإذا قام المقاول بإجراء فحوصات للتربة نيابة عن المالك فأنه يحق له المطالبة بتكاليف تلك الفحوصات وتمديد مدة المشروع بما يتناسب مع الزمن الذي استغرقته تلك الفحوصات، وفي مثل تلك الأحوال فإن العقد ينص صراحة على قيمة التعويضات المستحقة ونوعها.

(2) خرق أحد الأطراف للشروط العقد:

إذا أخل أحد الأطراف بالتزاماته التعاقدية مما شكل خرقاً للعقد، أدى ذلك إلى نشوء مطالبة للطرف الآخر، مثلاً إذا رفض المالك اعتماد مادة مطابقة للمواصفات ومنع استخدامها في الأعمال، فإن ذلك يعتبر خرقاً لشروط العقد يستتبع مطالبة من قبل المقاول بسبب عرقلة الأعمال. وإذا قام المالك بالتعاقد مع مقاول آخر لتنفيذ جزء من أعمال العقد، أو احتجز مبلغاً مستحقاً للمقاول دون وجه حق فإن ذلك يعتبر خرقاً لشروط العقد يستتبع مطالبة من قبل المقاول.

وإذا قام المقاول بسحب معداته من الموقع دون إذن مسبق أو ما إلى ذلك من الأعمال المخلة بشروط العقد بين الطرفين، يحق للمالك المتضرر المطالبة بالتعويض العادل عن تصرف المقاول.

(3) المطالبات الناشئة عن القانون الذي يحكم العقد:

بشكل عام القانون المدني هو الذي يطبق فيه العقد، فإذا خالف أحد الفرقاء القانون الذي يحكم العقد بما يسبب ضرراً للطرف الآخر يحق للطرف المتضرر المطالبة بتعويض مكافئ لما وقع عليه من أضرار.

أسباب عامة لنشوء المطالبات:

المطالبات بين أطراف عقد المقاولة لها أسباب أخرى بخلاف العقد نفسه، أو إخلال أحد الأطراف بما التزمه تجاه الآخر، والأسباب العامة لنشوء المطالبات تنحصر غالباً فيما يلي:

(1) أسباب تعود للمهندس الاستشاري:

وذلك عندما لا يلتزم بالأصول الفنية التي يجب على كل متخصص معماري معرفتها واحترامها عند وضع التصاميم والرسومات والقياسات التي سيتم تنفيذ البناء بموجبها.

(2) أسباب تعود للمقاول:

كأن يخل بالتزاماته تجاه رب العمل، أو أن ينفذ أعمال البناء على خلاف المواصفات والشروط المتفق عليها، أو يتعدى أو يفرط في المحافظة على مواد البناء إذا كانت مقدمة من رب العمل، أو أن يأتي بها رديئة دون ما اتفق عليه من الجودة، أو أن يجري تعديلات أو إضافات على البناء دون الرجوع للمالك.

(3) أسباب تعود للمالك:

كأن يمتنع عن استلام البناء بعد إتمامه من المقاول، أو أن يتأخر في تسلمه منه مع تمكنه من ذلك، أو أن يتسبب في زيادة النفقات على المقاول، فيما إذا تراخى في استخراج ترخيص البناء حتى فات الموعد المحدد لبدء البناء، رغم أن المقاول قد تعاقد مع عمال، واستأجر آلات للبناء، أو أن يتأخر في تسليم المستحقات للمقاول، سيما إذا كانت على دفعات.

(4) أسباب تعود لعقد المقاولة ذاته:

وذلك عندما لا يتضمن عقد المقاولة وصفاً للبناء المراد تشييده، أو المواد والآلات المستخدمة في البناء، أو طريقة دفع المستحقات إن كانت على دفعات، أو وجود غموض في بنود العقد، أو صياغته بألفاظ تحتمل أكثر من معنى، أو إهمال تحديد التزامات ومسؤوليات كل طرف من أطراف العقد.

(5) الفشل في التعامل بين الطرفين المتعاقدين، وتصرفهم في الوقت المناسب لأداء واجباتهم، والالتزام بالوفاء بها بصورة تعاقدية.

(6) المخاطر التي تجاهلها الطرفان، أو تعاملا معها بصورة تعسفية.

(7) العجلة في محاولة تطوير المشروع دون دراسة وافية للمخاطر المحتملة.

(8) الظروف الجوية المعاكسـة، وظروف وقوة قاهرة كالحروب والأعمال العدوانية.

(9) التغييرات التي تتضمن زيادة جزء من الأعمال أو حذفه أو تبديله، أو تغييراً في ترتيب الأعمال أو تأجيلاً لموعد البدء فيها، والتغييرات في حجم بعض الأعمال أو كلها أو أبعادها أو قياساتها.

(10) تغيير الأنظمة الإدارية أو المالية كالجمارك والضرائب، والتضخم الطارئ.

(11) التغيرات في أسعار العملة.

(12) اختفاء مواد معينة من مواد البناء أو مستلزماته من السوق.

(13) التقصير في المباشرة في العمل بسبب الإهمال والتقصير أو عدم الوفاء، والتوقف غير المبرر والتأخير.

(14) زيادة كمية الأعمال عن الحد المسموح به في العقد الأصلي.

(15) التخطيط السيئ للمشروع، وتغييرات النطاق، والأخطاء والسهو، وتسريع العقد، والتعجيل.

تصنيف المطالبات:

يمكن تصنيف مطالبات المقاولات إلى ثلاث مجموعات حسب طريقة النظر إليها، حيث تصنف المجموعة الأولى المطالبات إلى نوعين أساسيين حسب أهداف المطالبات، وهي تتكون: من المطالبة بالوقت الإضافي لإكمال العقد، والمطالبة بأموال إضافية ناشئة عن العقد.

وتصنف المجموعة الثانية المطالبات من خلال النظر في أسسها القانونية.

وتصنف المجموعة الثالثة المطالبات إلى أربعة أنواع رئيسية: (1) مطالبة التأخير، و(2) مطالبة نطاق العمل، و(3) مطالبة التعجيل، و(4) تغيير الموقع.

كما صنفت بعض الدراسات المطالبات إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

(1) المطالبات التعاقدية:

وهي المطالبات التي تندرج ضمن البنود المحددة للعقد، وعادة ما تكون: الشروط الأساسية، والتقييم، والتغييرات، والإصدار المتأخر للمعلومات، والتأخير في فحص العمل النهائي.

(2) المطالبات غير التعاقدية:

هذا النوع من المطالبات ليس له أسباب محددة في العقد، ولكنه نتيجة لخرق العقد، والذي قد يكون صريحاً أو ضمنياً، مثال على المطالبة الإضافية هو العمل الإضافي الذي يتم تكبده نتيجة للمواد المعيبة التي قدمها صاحب العمل.

(3) مطالبات الامتياز السابقة:

المطالبات على سبيل الهبة هي الادعاءات بعدم وجود أساس موجود في العقد أو القانون، لكن المقاول قد يعتقد أن لديه أسباباً أخلاقية، على سبيل المثال التكاليف الإضافية المتكبدة نتيجة للزيادة السريعة في الأسعار.

أحقية المقاول في المطالبة:

يجب على المقاول قبل الشروع في إعداد وتقديم المطالبة أن يدرس مدى أحقيته في المطالبة طبقاً للعقد والقانون الحاكم لهذا العقد؛ حتى يتمكن من معرفة جدوى إعداد وتقديم المطالبة، حيث إن المقاول هو من يتوجب عليه إثبات أحقيته في المطالبة، وقدرة المقاول على إثبات أحقيته تعتمد بشكل أساسي على المستندات المتبادلة خلال مدة المشروع، فكلما تم توثيق الأحداث والوقائع بدقة بمجرد وقوعها، كان من السهل إثبات هذه الوقائع والأحداث فيما بعد.

ومن أهم المستندات التي يستخدمها المقاول لإثبات حقه: المراسلات، ومحاضر الاجتماعات، وطلبات الاعتماد (رسومات، مواد، حسابات)، وطلبات الاستفسار والتقارير الدورية عن تقدم الأعمال بالموقع، والفواتير وأوامر الشراء، وخلاف ذلك من المستندات.

وكلما اشتملت المطالبة على إثبات لكل حدث أو واقعة يدعيها المقاول، زادت حجية المطالبة، وكلما اشتملت المطالبة على وقائع غير مدعومة بدلائل، كان من السهل إنكارها وجحد ما بها من ادعاءات غير مثبتة.

كما إن بداية إعداد المطالبة ليست بكتابة المستند الذي يطالب فيه المقاول بحقه، ولكن إعداد المطالبة يبدأ منذ بداية المشروع، فكل مستند من مستندات المشروع قد يكون بداية لمطالبة أو ضياع لحق.

على أن ذلك لا يعني بالضرورة عدم تقديم مطالبة إذا كانت غير مستحقة للمقاول، فقد يلجأ المقاول إلى المطالبة بتكاليف إضافية تكبدها في حين إن العقد لا يعطي له ذلك الحق، وفي بعض الأحيان قد يوافق المالك على يتحمل تلك الخسائر (أو جزء منها) أو قد يعوض المقاول بشكل أو بآخر (التنازل عن حق من حقوقه مثل تطبيق غرامة التأخير، أو إسناد أعمال أخرى للمقاول).

وفي جميع الأحوال، يجب على المقاول أن يكون على علم بما يستحقه، وفي حالة وجود جدل حول استحقاق المقاول، فيجب على المقاول أن يكون على دراية باحتمالات كسب النزاع في حالة اللجوء إلى القضاء أو التحكيم.

إدارة المطالبات:

كلمة (إدارة) تعني عملية التعامل أو السيطرة على الأمر، ويمكن تفسير كلمة (إدارة المطالبات) على أنها عملية التعامل مع أو التحكم في السعي للحصول على مقابل أو تغيير من قبل أحد الأطراف المعنية في المشروع المعني، وهناك دراسات أبانت أن إدارة المطالبات بمثابة إدارة للمخاطر، ويجب أن تبدأ حتى قبل بدء المشروع من قبل كل من صاحب العمل والمقاولين، حيث هناك العديد من العمليات الفرعية المتعلقة بإدارة مطالبات البناء.

كفاءة المكلف بإدارة المطالبات:

تكمن المشكلة الحقيقية في إدارة المطالبات في انعدام الكفاءة في الإدارة، حيث إن المطالبات المرتبطة بالوقت تحدث عادة بسبب الأثر الاقتصادي السلبي لإدارة المطالبات والمنازعات، كما تعد قلة الوعي لدى العاملين في المواقع المشكلة الرئيسية لإدارة المطالبات، فالقصور في الأدلة الداعمة وكذلك نظام التوثيق المصمم بشكل غير صحيح، من أسباب فقدان فرصة استرداد الأضرار المتكبدة، وبشكل عام يجب الاحتفاظ بالمستندات بشكل كامل ومرتب، هذا فضلاً عن ضرورة المعرفة الكافية بالعقد وبالقوانين، والاحتفاظ بعلاقات حسنة بين كل أطراف عملية التشييد، من أجل وجود نظام فعال لإدارة المطالبات، لذا ينبغي أن يتمتع مديرو المشاريع بخبرة معقولة في إدارة مطالبات التشييد بالإضافة إلى إدارة المشتريات.

أهمية الوقت في إدارة المطالبات:

حين يبدأ المقاول في إعداد المطالبة بعد مرور فترة زمنية كبيرة من وقوع الأحداث التي أدت إلى المطالبة، سيكتشف المقاول أن إعداد المطالبة أمر شاق ومجهد، حيث يتوجب على المكلف بإعداد المطالبة استعراض تفاصيل أحداث وقعت منذ عدة شهور (وفي بعض الأحيان عدة سنوات)، وهي وقائع لا يسهل على أي من أفراد فريق العمل تذكرها بسهولة، وفي النهاية لن يتم الحصول على جميع التفاصيل اللازمة لإعداد المطالبة، وهو ما يؤثر سلبًا على القدرة على حل الخلاف.

في الجزء التالي من هذا المقال سوف نتطرق -إن شاء الله- لفنون إعداد المطالبات وخطوات توثيقها، مع تفصيل أكثر في أسباب تقديمها، مع توصيات مهمة في للحد من خروج المطالبات عن المألوف.

والله الموفق.

 

المطالبات في عقود المقاولات (2)

د. مهندس مستشار/ مالك علي محمد دنقلا

تطرق الجزء الأول من هذه المقالة إلى تعريف المطالبات في عقود المقاولات، وأسبابها القانونية والعامة، وسبل إدارتها. في هذا الجزء يستمر الحديث عن هذا الأمر المهم والذي يشغل أفكار كثير من المنتسبين للقطاع وعملائهم.

فن إعداد المطالبة:

طريقة عرض المطالبة تتطلب مهارة وقدرة على شرح تتابع الأحداث وربطها، وبالتالي فإن (فن إعداد المطالبات) لا يقتصر على ملء قالب جاهز، بل يفضل أن يكون معد المطالبة (خاصة في المشاريع الكبيرة) من ذوي الخبرة في إعداد المطالبات، فالشخص المتخصص في المطالبات يستطيع أن يحدد نقاط القوة والضعف في المطالبة، وتوظيفها بما يخدم مصلحته، كما أن إعداد المطالبة يتطلب الفهم الجيد لبنود العقد والقدرة على تفسيرها، بالإضافة إلى الأساسيات القانونية (الأحكام العامة للعقود، أحكام عقد المقاولة، مصادر الالتزام، الإثبات، إلخ).

توثيق المطالبات:

يندر أن يوجد عقد مقاولات لا تنشأ عنه مطالبات، والسبب يعود إلى خصائص المشاريع الانشائية في أنها تتضمن الكثير من العوامل المجهولة والمتغيرات التي لا تفصح عن نفسها إلا خلال فترة التنفيذ، لهذا فأنه يجب العناية الفائقة بتنظيم وثائق المشروع خلال فترة تنفيذه والاحتفاظ بسجلات يومية منتظمة بأحداث المشروع؛ لأن تلك السجلات والوثائق تشكل أساس أي مطالبة تنشأ في المستقبل وهي الوسيلة الأساسية لتوفير المعلومات اللازمة لإعداد المطالبة.

وفيما يلي أهم خطوات التوثيق الضرورية لحفظ حقوق أطراف العقد:

(1) إعداد محضر تسليم موقع العمل والعناية بإظهار كافة التفاصيل، وتحديد العقبات والمعوقات والعراقيل الظاهرة فيه إن وجدت، وتثبيت المداخل والمخارج من وإلى المشروع واحتفاظ كل طرف بنسخة من ذلك المحضر موقعه من الطرفين.

(2) إعداد برنامج عمل محكم للمشروع واعتماده من المالك أو ممثله الرسمي والاحتفاظ بهذا البرنامج الأصلي وجعله أساساً للمقارنة خلال فترة تنفيذه المشروع، ومراجعة هذا البرنامج عند حصول أي تغيير على كمية الأعمال أو ترتيب النشاطات أو إدخال نشاطات جديدة، وتحديثه واعتماد كل تحديث للبرنامج من المالك والاحتفاظ بنسخة معتمد منه مع البرنامج الأصلي.

(3) متابعة برنامج توريد واعتماد المواد وتثبيت تاريخ تقديم كل مادة للمهندس المشروع وتاريخ اعتمادها وإعادة تقديمها، وإعلام المهندس المشرف بكل انحراف يحصل، والسبب في حصوله، سواء كان من تأخر الاعتماد أو تغيير المواصفات أو تأخير التوريد بسبب نقص المادة في السوق الملحي أو العالمي، أو التغيرات الطارئة على أنظمة الاستيراد أو أنظمة الجمارك أو أنظمة التخزين.

(4) توثيق الدفعات الجارية وحفظها في ملف خاص شهرياً، ويشمل ذلك تاريخ تقديم كل مستخلص للاعتماد، وتاريخ اعتماده وتاريخ إصدار الدفعة وتسلمها، وتسجيل أي انحراف يظهر عن التواريخ المقررة في العقد.

(5) تقديم تقرير يومي يسجل واقع العمالة والمعدات والمواد المستخدمة في المشروع إلى المهندس المشرف، مع إيراد الأعمال المنجزة في ذلك اليوم ومكان العمل.

(6) تنظيم المراسلات المتبادلة مع المالك أو ممثله بشكل جيد.

(7) أخذ صور للمشروع على فترات منتظمة تسجل تطور الإنجاز في المشروع وتوثيق الأحداث الهامة المؤثرة على سير الأعمال بالصور حال وقوعهـا وإطلاع ممثل المالك عليها.

(8) عمل اجتماع أسبوعي مع ممثل المالك في موقع المشروع وتسجيل كافة المسائل المعلقة والأمور التي تحتاج إلى إيضاح أو إجراء من قبل ممثل المالك، وحالة تقدم الأعمال وتقييم الإنجاز والأداء في المشروع، وتسجيل المعوقات التي تعرقل سير العمل وأسبابها وطرق إزالتها ووضع الأوامر التغييرية والأعمال الإضافية وما إلى ذلك من أمور تؤثر على تقدم المشروع وتكاليفه.

(9) تنظيم ملفات مبوبة ومنسقة لطلبات تنفيذ الأعمال، وردود المهندس المشرف عليها وإجراءاته بشأنها، وتنظيم ملف للرسومات التنفيذية ومراحل إعدادها واعتمادها من قبل المهندس المشرف، وتنظيم ملف خاص بتكاليف الأعمال الجارية ومراجعته أسبوعياً، وتنظيم ملف بساعات العمل الإضافية، ونظيم ملف للمذكرات الداخلية.

أسباب تقديم المطالبة:

(1) عندما يواجه المقاول أي مسببات لتأخير العمل خارجة عن إرادته تؤدي إلى زيادة زمن المشروع عن البرنامج المعد والمتفق عليه، أو يتعرض لمسببات تؤدي لزيادة في تكاليف المشروع، أو يتلقى أوامر من المالك أو المهندس تؤدي لما سبق ذكره، ففي هذه الأحوال يجب على المقاول الاستعداد لعمل مطالبته وتعزيزها بكل المعلومات التي تؤكد صحتها والنواحي المالية لها، والمستندات المؤيدة لكل حدث، والحسابات التي توضح ما تكبده المقاول من تكاليف زائدة عن المخطط؛ حتى يقوم المالك بدراستها وتحديد أحقية المقاول لها أو تحول إلى التحكيم في حالة فشل الحل.

(2) في بعض الأحيان لا يمد المالك المقاول بكافة المعلومات الخاصة بالعطاء والمؤثرة على اختياره لطريقة التنفيذ، وكذلك على تسعير البنود، كالمعلومات الخاصة بطبيعة أرض المشروع والموردين المعينين، ومعلومات خاصة بقوانين الدولة المنفذ بها المشروع في حالة المقاول الأجنبى، مما يكبد المقاول أثناء التنفيذ وقتاً أو تكلفة إضافية نتيجة غياب أو عدم كفاية هذه المعلومات، وهنا يكون للمقاول الحق في المطالبة بهذه التكاليف، بشرط أن يؤكد المقاول بعض الأمور لإثبات حقه، وهي: أن هذه المعلومات لها تأثير حاسم في حساب السعر، وأن هذه المعلومات ليس من الممكن اكتشافها بالطرق العادية وقت الدراسة، أو وجود هذه المعلومات لدى المالك وعدم وجودها لديه.

(3) قد يطلب المهندس المسؤول عند استلام الأعمال إجراء اختبارات إضافية عما هو متعاقد عليه أو إعادة بعض الاختبارات أو إجراؤها بطريقة مختلفة عما هو منصوص عليه في مواصفات المشروع؛ فيكون لهذا غالباً تأثير على تكلفة المشروع، وكذلك يؤدى لتأخير الأعمال بذلك يكون للمقاول الحق في المطالبة.

(4) عندما تلزم شروط التعاقد المالك بتوفير مواد أو معدات أو تجهيزات معينة للمقاول ولا يفي بذلك؛ يتكبد المقاول وقتاً وأموالاً في سبيل توفير هذه المهمات، وبالتالي يكون من حقه المطالبة بتأثير الإخلال بتوريد هذه المهمات على سير العقد.

(5) في حالة لظروف المادية المعاكسة والموانع المصطنعة والتي قد تتمثل في: مستوى المياه الجوفية، اختلاف نوعية التربة، الأخطاء الجيولوجية، وجود خطوط مجاري وحجرات تفتيش، وجود أساسات مبانٍ قديمة، وكذلك ما يختص بطبيعة الموقع من الظروف التي تعتبر غير عادية ولا يستطيع المقاول التنبؤ بها قبل تقديم العطاء.

(6) تأخير ناشئ عن عدم تسليم الموقع للمقاول بسبب عدم قدرة المالك في الوقت المحدد للتعاقد في الحصول على تصاريح معينة لاستخدام الطرق المؤدية للموقع؛ مما يؤدى لاستخدام طرق بديلة فيؤثر على التكلفة والوقت بالنسبة للمشروع.

(7) عدم تنفيذ أي أعمال أو تجهيزات في الموقع أنشأت لخدمة تنفيذ المشروع، وعدم توفير المرافق المتفق عليها في العقد للمقاول، مثل الكهرباء والماء ومشاكل الاتصالات والصرف وغيره، وعدم تسليم المقاول النقاط الأساسية والمحاور الرئيسية والمناسبة للموقع.

(8) التأخير الناتج بسبب مقاولي الباطن المعينين أو الموردين المعينين من قبل المالك، أو عدم قدرة المقاول المعين أو المورد على الاستمرار في العمل نتيجة الإفلاس أو غيره، وكذا التأخير الناشئ عن عدم تسليم الرسومات في المواعيد المحددة لها، أو عدم قدرة المهندس على تفسير الغموض في بعض اللوحات الخاصة بالعقد.

(9) قيام المالك بتعليق بعض الأعمال أو إيقاف العمل جزئياً أو كلياً لا بسبب أخطاء من المقاول أو بسبب أحوال جوية.

(10) عندما يطلب المقاول من المقاول الانتهاء من الأعمال قبل الميعاد، أو يطلب من المقاول أن ينهي أعمالاً معينة في زمن معين.

(11) القصور في الرسومات أو المواصفات للمشروع؛ فنظراً لأن عقود المقاولات دائماً تلزم المقاول باتباع المواصفات والمعلومات المعطاة له والثقة في هذه المعلومات، فهذه الثقة يجب أن تسحب عندما يظهر أي قصور أو نقص في المعلومات أو تنفيذ هذه الرسومات؛ مما يكبد المقاول تكاليف زائدة.

(12) في حالة عدم وجود خطأ في المواصفات، ولكن هناك اختلاف في تفسيرها، وقام المالك بالطلب من المقاول أن ينفذ بناء على تفسير آخر يختلف عن التفسير من قبل التعاقد، مما يكبد المقاول أعباء مالية إضافية.

(13) لو حدث أثناء التنفيذ أن طلب المالك طريقة معينة للتنفيذ، في هذه الحالة يعتبر من حق المقاول أن يطالب بالتكاليف والوقت الذي تكبده نتيجة لتغير الطريقة التي درس عليها العطاء.

(14) أحياناً ينص في العقود على استخدام نوعية مسماة من المعدات أو المواد أو ما يماثلها في المواصفات، في هذه الحالة يمكن للمقاول أن يستخدم مواد أخرى مماثلة لها قد تكون أقل في التكلفة، وتؤدي العمل المطلوب بنفس الدرجة من الكفاءة، فلو حدث أن رفض المهندس هذه المواد يمكن للمقاول أن يطالب بما تكبده لاعتبار ذلك نقضاً للعقد.

إعداد المطالبات:

يجب أن يتم إعداد المطالبة بحيث تكون شاملة وموجزة وموثقة بالأدلة والبراهين ومشفوعـة بالحسابات التي تدعم قيمة المطالبة وهدفها، ويجب أن يمر الأعداد الجيد للمطالبة بالخطوات التالية:

(1) إعداد قائمة بفترات التأخير الحاصلة في المشروع على مدد النشاطات الأصلية والأوامر التغييرية.

(2) شرح ظروف التأخير وسببه ومدى تأثيره لكل حالة على حدة، حتى تاريخ إعداد المطالبة.

(3) مراجعة وتحديث شبكة المشروع بإدخال كافة التغيرات على النشاطات وفتراتها حتى تاريخ إعداد المطالبة، وحساب التاريخ الجديد المتوقع لإنهاء المشروع بعد إدخال كافة التغييرات.

(4) إدراج كافة التمديدات المعتمدة من المالك أو ممثله المفوض.

(5) طلب الموافقة على التمديدات المتبقية واعتمادها من المالك أو ممثله.

(6) تحديد فترات التأخير التي تم توفيرها والتغلب عليها بواسطة عمليات التعجيل، بالعمل الإضافي أو بالعمل في أيام العطلات، أو بتوظيف مزيد من الموارد.

(7) حساب التكاليف الإضافية الناتجة عن تمديد فترة المشروع.

(8) حساب تكاليف الأعمال التي صدر بها أوامر تغييرية.

(9) حساب تكاليف الأعمال الإضافية المعلقة التي لم يصدر بها أوامر تغييرية.

(10) إعداد جدول الحسابات النهائية.

ومن الجدير بالاهتمام إعداد وتقديم المطالبات كلما طرأ تغيير على الأعمال أو بصورة منظمة (كل ثلاثة أشهر مثلاً)، وذلك للمساعدة في تسوية تلك المطالبات بصورة ودية خلال فترة التنفيذ، فإذا تم تسوية كافة المطالبات خلال فترة التنفيذ أدى ذلك إلى توفير المصاريف الباهظة التي تتطلبها.

تحليل التكلفة:

هذا هو الجزء الأكثر أهمية في المطالبة التي أعدت في الأساس من أجل الحصول على مبلغ من المال، ويحدث في بعض الأحيان أن يقوم المقاول بإعداد المطالبة على أكمل وجه، ثم لا يعطي تحليل التكلفة القدر اللازم من الاهتمام، فيذهب كل المجهود المبذول هباءً.

وتعتبر المبالغة في احتساب التكاليف المطلوبة أحد الأخطاء الشائعة، فحينما يطالب المقاول بثلاثة أضعاف المبلغ المستحق، قد يدفع ذلك المالك إما إلى رفض المطالبة من الأساس، أو تقديم عرض بدفع مبلغ أقل بكثير من المبلغ الفعلي الذي يعلم المالك أنه مستحق للمقاول، مما ينتج عنه إما رفض المقاول للعرض وحدوث نزاع، أو عمل محاولة لإيجاد حل وسط.

كما يحدث كثيراً أن يفاجأ مراجع المطالبة أثناء الاطلاع على التكاليف غير المباشرة للمقاول، أن مرتبات موظفي المقاول تتجاوز ضعف متوسط المرتبات بسوق العمل، الأمر الذي قد يجعل مراجع المطالبة يفقد المصداقية في المطالبة بأكملها، لذلك فإنه يفضل عدم المبالغة في احتساب التكاليف المستحقة للمقاول، وأن يأخذ في اعتباره الجهود المبذولة لتقليل التأخير في تنفيذ الأعمال (مثل تغيير تتابع الأعمال)، أو لتفادي تكبد مصاريف إضافية (مثل تقليل العمالة)، وأن يأخذ في اعتباره أنه قد تسبب أيضًا في تأخير المشروع، مما يعني أن المقاول مسئول عن جزء من المصاريف التي تكبدها. ويفضل أن يقدم المقاول المستندات التي تثبت المبالغ التي تكبدها.

توصيات للحد من نشوء المطالبات:

لما كان نشوء النزاع بين أطراف العقد حول المطالبات يفضي في بعض الحالات إلى توقف العمل في البناء أو إلغائه، ويحول دون تحقيق الغاية من المشروع، لذا فمن المناسب بيان الكيفية التي تحد من نشوء المطالبات وما ينتج عنها من منازعات بين أطراف عقد المقاولة، ويكون ذلك على النحو الآتي:

(1) يجب أن يعي أطراف عقد المقاولة أهمية الوفاء بالعقود، والالتزام بالشروط التي تتضمنها، فإذا ما أوفى كل طرف بالمعقود عليه، والتزم شروطه، فإن ذلك أدعى للحد من نشوء المطالبات.

(2) يجب على الأطراف تفهم أنهم على قدم المساواة كشركاء في السيادة على العقد، فالعقد هو الذي ينظم التعامل بينهم وهو القانون الذي يحكمهم.

(3) الاهتمام بالرسومات واستكمال المعلومات فيها، فلا بد للمهندس من إعداد الرسومات التفصيلية لعناصر المشروع من أعمدة، وجسور، وقواعد، وإعداد جداول لكميات المواد الخام، وكذلك التفاصيل اللازمة للأعمال الصحية، والأعمال الكهربائية، وتكييف الهواء، وأعمال التصريف الداخلية.

(4) مراجعة وثائق المناقصة، ومراجعة أسعار الأعمال بشكل كاف للتحقق من الربح العادل، واحترام المواصفات والتعليمات، واستخدام المواد بالمنشآت بالشكل المحدد مع ضمان الجودة.

(5) الامتثال لجميع القوانين المعمول بها، بما في ذلك اللوائح المتعلقة بالسلامة.

(6) إبلاغ صاحب العمل مقدماً بالأحداث التي من المرجح أن تزيد من تكلفة الأعمال أو تزيد في وقت الانتهاء، وعلاج العيوب جيداً قبل انقضاء فترة الضمان.

(7) توفير تسوية ودية وآلية التحكيم لتسوية المنازعات.

(8) الاهتمام بالأمور الخاصة بالتغييرات، والتأخير والعمل الإضافي، وجميع الأمور التي يبدو أنها (خارجة عن المألوف)، وبالتالي هي العناصر المحتملة لنشأة المطالبات في المستقبل، وتحديد التغييرات المبكرة وتوقع المخاطر.

(9) يجب أن تكون إدارة الاتصالات بالمشروع ذات أولوية دائماً.

(10) الثقة المتبادلة بين الطرفين في أن المطالبة ليست قضية شخصية؛ بل مجرد التعامل مع الحقائق.

(11) يجب أن تكون المعلومات متكاملة وشاملة قدر الإمكان.

(12) يجب على المقاول تجنب إجراء عمل إضافي غير متفق عليه مسبقاً قدر الإمكان، ويجب على المالك تقييد التعليمات الشفهية وتغيير النطاق.

(13) التزام المتعهد بزيارة ظروف الموقع والتحقق منها قبل تسعير المناقصة.

(14) يجب على المالكين تجنب إهمال أو التقصير في تلبية احتياجات المقاولين، من أجل القضاء على الأضرار الناجمة عن مثل هذا السلوك. مثال على ذلك: يجب على المالك منح تمديد مناسب للوقت بسبب تأخير صرف المستحقات والتعويض عنها إذا لزم الأمر.

(15) عند وقوع حدث يجب على المقاول ألا يتخذ أي إجراءات قد تؤدي إلى خسارة إضافية.

(16) يجب استخدام أنظمة حفظ السجلات الإلكترونية وأجهزة الحاسوب والكاميرات الرقمية والهواتف الخلوية، إلخ.. للرجوع اليها عند الحاجة.

(17) ينبغي أن يقوم المقاول بإعداد تقارير دقيقة وشاملة يومياً، ويجب تحديد أي مشكلة تتعلق بالإنتاجية في التقارير اليومية.

(18) يجب على أصحاب القطاع الحكومي والقطاع العام قيادة عمليات إدارة المشروع بطريقة استباقية؛ من أجل الحفاظ على المراقبة الكاملة، والتحكم في مراحل المشروع المختلفة، وإتقان جميع مهارات الأداء الأخلاقي والتعاقدي الصحيح في التنسيق الثنائي مع المقاول.

(19) تحتاج بعض القوانين والتشريعات المتعلقة بعقود التشييد إلى تطوير، وكذلك إلى مزيد من الوضوح والتفاصيل.

(20) وضع أساليب وطرق التعامل مع المطالبات والخلافات الفنية أثناء التنفيذ بشكل ممنهج ومنظم؛ حتى نقلل من النزاعات والمطالبات.

(21) الاهتمام باستمرار تدريب وتطوير العاملين بالجهات المالكة للمشاريع بمختلف مستوياتهم ومراتبهم الوظيفية، وإكسابهم المهارات التي تساهم في تحسين أدائهم ورفع قدراتهم الإدارية فيما يتعلق بأساسيات: إدارة المشاريع، التخطيط، التنظيم، دراسة المخاطر، تمويل المشاريع، إدارة العقود، مراقبة وضبط التكاليف، إدارة الجودة، نظم المعلومات والاتصالات، أساسيات التحليلات الاقتصادية.

(22) اهتمام المديرين والعاملين بالتأكد من وجود خطط عمل كفيلة بتنفيذ المشاريع حسب عقودها مع الاحتياط للمخاطر، وذلك قبل إبرام عقود التنفيذ.

(23) الاهتمام بنظم المعلومات واستحداث شبكة اتصالات لكل مشروع تربط بين أطرافه المختلفة خلال مراحل التنفيذ لتيسير الاتصالات الدائمة بين تلك الأطراف، وتبادل المعلومات وترتيب الاجتماعات المستمرة بين المالك والأطراف الأخرى، حيث من أهم أسباب حدوث المطالبات الناتجة عن التأخير في الأعمال هو عدم وجود انسجام وتناغم بين فريق عمل المشروع (استشاري، مقاول رئيسي، مقاول باطن).

(24) جدولة ومتابعة التنفيذ ومراقبة وضبط العمليات بما يكفل تحقيق أهداف المشروع.

(25) التقليل من التعديلات والأعمال الإضافية وعدم التأخر في اعتمادها وتسديد المستحقات في موعدها.

(26) إعداد نموذج لمساعدة الجهات المالكة للمشاريع على تفادي التأخير والتقليل منه.

(27) ضرورة الرقابة المستمرة من قبل مالك المشروع على مراحل سير العمل بالمشروع، والتدخل إذا لزم الأمر لحل المشكلات والاختلافات التي ينتج عنها مطالبات.

(28) العمل على رفع الوعي لطاقم المشروع بأهمية الالتزام بالجدول الزمني وعدم التأخير في تنفيذ الأعمال وتقليل الوقت المهدر.

(29) يجب على المالك أن يحاول تقصير الفترة بين التصميم ووقت التنفيذ، حيث إنه خلال هذه الفترة قد تظهر العديد من التغييرات المؤثرة التي قد تؤدي إلى تجاوز التكلفة.

(30) التخطيط السليم لأنه يجمع الموارد لتحقيق أهداف المشروع ضمن الوقت والتكلفة والجودة المحددة.

(31) دفع دفعات المقاولين في المواعيد المحددة.

(32) الإعداد الدقيق لوثائق العقد يساعد على تجنب النزاعات. لذلك يجب على المقاول أن يطلب من المالك كتابة أوامر التغيير بدلاً من إعطاء أوامر التغيير الشفوية.

(32) توفير آلية مناسبة لمعالجة أوامر التغيير مما تقلل التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بالإنتاجية وتقليل الوقت المهدر من مدة تنفيذ المشاريع وبالتالي منع تقليل المطالبات في مشاريع البناء.

(33) يجب أن يحدد نطاق العمل بشكل صحيح للأعمال التي يجب أن يقوم بها المقاول دون غموض، وأن تكون المواصفات شاملة بما يكفي لمساعدة المقاولين على تقديم الجودة التي يتوقعها العملاء منهم.

(34) يجب أن يشارك المتخصصون والخبراء في تخطيط التصميم ومراحل العمليات لأعمال البناء من أجل شرح وتقديم الحلول الاختلافات الفنية والتقنية.

(35) تحديد تكلفة إعادة العمل لقياس تأثير التكلفة على أداء المشروع، واستخدام الآليات المناسبة للتعامل مع مخاطر المشروع.

(36) يجب على المالك اختيار الاستشاري للمشروع من ذوي الكفاءة العلمية والخبرة العملية والمرونة الإدارية.

(37) ضرورة قيام المقاول باختيار فريق عمل المشروع من ذوي الخبرة والكفاءة المهنية، وأن يتمتع مدير المشروع بخبارت إدارية وقيادية وعلمية، وأن يتم اعتماده من المالك.

(38) يجب على المقاول دراسة مستندات العطاء بشكل جيد وتوثيق الملاحظات بخطابات رسمية قبل تقديم العطاء.

(39) يجب على المالك والمقاول مراقبة تقدم سير العمل بالمشروع سواء من الناحية الإدارية أو الفنية أو المالية والتفاهم على حل جميع المعوقات أولاً بأول.

وفيما يتعلق بعقد المقاولة، فلا بد لتلافي المطالبات أن يكون مشتملاً في الأمور التالية:

- مقدمة العقد: ويبين فيها تاريخ العقد، وطرفي العقد، وأهليتهما الشرعية.

- المحل المعقود عليه: بأن يوصف البناء وصفاً ينفي عنه الجهالة، فتبين مساحة البناء، وأطواله، ومقاساته، وعدد أدواره وهكذا، ويبين مستوى المواد والآلات المستخدمة.

- تحديد واجبات كل طرف لتنفيذ المعقود عليه: فيوضح ما يجب أن يقوم به كل طرف لتحقيق الهدف من إبرام العقد، مثل تحديد الأجرة على العمل، وطريقة دفعها، وهل هي بحسب الوقت أم بحسب الأعمال المنفذة، ومن يتحمل أجرة المواد أو الآلات فيما لو زادت أسعارها.

- تحديد المدة اللازمة لإتمام العمل: ليتقيد بها طرفا العقد، على أن يراعى في ذلك أن تكون المدة المحددة تتناسب مع حجم المشروع.

- بيان الشروط التي يريد كل طرف من الآخر أن يتقيد بها، ويلتزم بموجبها، ومنها الشرط الجزائي بأن يتعهد أحدهما بتعويض الآخر عما قد يلحقه من أضرار إذا لم ينفذ التزامه، أو تأخر في تنفيذه.

- عند صياغة العقد لابد أن يراعى فيه الوضوح والفهم لفقرات العقد وبنوده، وتجنب الغموض والتناقض في عباراته، وتحديد نوع العقد المناسب للمشروع بشكل صحيح، وتوزيع أو تقاسم مخاطر المشروع.