مقومات نجاح شركات المقاولات في الدول النامية (4/4) كيف تدير شركة مقاولات بنجاح؟ من واقع تجربتي العملية ... د. مهندس مستشار/ مالك علي محمد دنقلا

 مقومات نجاح شركات المقاولات في الدول النامية (4/4)

كيف تدير شركة مقاولات بنجاح؟

من واقع تجربتي العملية

د. مهندس مستشار/ مالك علي محمد دنقلا

يعد الاستثمار في قطاع المقاولات من أهم وأفضل الاستثمارات على المستوي الشخصي والقومي؛ ذلك لأن فائدته مزدوجة، فتعود أولاً على الدولة من حيث إحداث تنمية مستدامة وتوفير الخدمات المطلوبة للمواطنين، وتوفير فرص العمل، وزيادة الناتج المحلي، وتنشيط القطاعات الاقتصادية الأخرى، وتعود ثانياً على المقاول من حيث تحقيق عوائد مجزية.

لكن لا يتأتي تحقيق كل هذه الأهداف إلا من خلال خلق مقاول قوي وناجح، وصناعة مقاولات متطورة، لذا يستهدف المقاولون تحقيق النجاح في أعمالهم وتطوير قدراتهم، والصعود بشركاتهم إلى أعلى مستوى، ومنافسة الشركات الكبيرة الناجحة، ويبحثون دائماً عن الخطوات الصحيحة والأفكار الجديدة التي يجب عليهم اتباعها، للوصول إلى هذا الهدف.

ومن خلال تجربتي لأكثر من 35 عاماً في قطاع البناء والتشييد، اكتسبت خبرات مهنية واسعة في الهندسة والبناء والإدارة، وكيفية العمل في بيئات متغيرة، والقدرة على التعامل مع قضايا الأعمال المختلفة والمتفاوتة التعقيد، وعلى توليد حلول فعالة.

ومن خلال رغبتي في وجود أكبر عدد ممكن من شركات المقاولات الوطنية الناجحة للقيام بدورها المنشود في خدمة مسيرة التنمية والتعمير بأوطاننا ورفاهية شعوبنا، سأتناول في هذا المقال الخطوات الضرورية التي تكفل لكل مقاول طريق النجاح في حال اتباعها، وتساعده -بإذن الله- على اكتساب السمعة الطيبة التي تجعله مطلوباً فى سوق الإنشاءات.

مقومات عامة:

بداية يجب أن نعلم أن النجاح في أي مهنة أو مؤسسة لا يأتي صدفة، بل هناك مفاتيح وأسس لا بد من توافرها لمن يطمح في الارتقاء والتميز، وبالنسبة لمهنة المقاولات هناك مقومات عامة لبلوغ الغايات وتحقيق الأهداف؛ أهمها: حسن اختيار فريق عمل قوي وكوادر مدربة ومؤهلة، والالتزام بالبرامج الزمنية، وبأخلاقيات المهنة وقواعدها، وإتقان العمل وجودته، وتحقيق الانضباط، والإصرار على متابعة العمل رغم التعرض للصعوبات.

كما تلعب شخصية المقاول دوراً كبيراً في تحقيق النجاح المطلوب للأعمال، وذلك من حيث ضرورة إجادته للقيادة الرشيدة والإدارة الحكيمة، وسرعة اتخاذ القرارات، والقدرة على تحمل المسئوليات، والتكيف في التعامل مع المتغيرات، وأيضاً يلعب التحصيل المعرفي للمقاول والكفاءة والخبرات التعاقدية، واكتساب المهارات المتنوعة، ومواكبة التطورات الحادثة في صناعة البناء والتشييد، دوراً مهماً في نجاح أعماله، وهو ما سوف نوضحه بالتفصيل في السطور التالية.

مرحلة تحديد المشروع ومرحلة التأهيل المسبق:

لا شك أن عملية صنع القرار، وتحديد المشروعات، تحتاج إلى التشاور والدعم من فريق قوي ومسؤول عن تنفيذ أو عدم تنفيذ القرار النهائي، ويتم ذلك بعد تقييم نطاق الأعمال المشاركة في المشروع، وحجم الأعمال قيد النظر، والموارد المتاحة، وتكاليف الفرصة البديلة على الأعمال البديلة، والعوائد المتوقعة. كما لا بد من وجود فريق فني مسؤول عن إعداد وثائق التأهيل المسبق لمشاريع الأعمال المحلية والدولية، وأيضاً وجود الفريق المسؤول عن التخطيط الاستراتيجي لأنشطة التقدير والمناقصات، التي تشمل (هيكل تنفيذ المشروع)، لصياغة تقديرات التكاليف، وإعداد العروض التجارية، وإعداد العروض الفنية، بما في ذلك بيانات الأسلوب وإجراءات العمل، ومواصفات المواد، بالإضافة إلى إعداد برنامج الأعمال على أساس الموارد، كل ذلك يمكن أن يحقق نجاحاً للشركة في توسيع أعمالها، من خلال إدارة أنشطة العطاءات، وتكوين علاقة ممتازة مع العملاء.

إن تكوين فريق من موظفي الإدارة، ومديري المشروعات، ومهندسي المشروعات والمواقع، وعمال التشييد المهرة وغير المهرة، تحت وجود إدارة فنية عليا، يعد عاملاً مهماً؛ بحيث يكون الفريق مسؤولاً عن تخطيط وإدارة الأعمال والقيام بمهام متعددة تشمل:

- اختيار / شراء المواد والمعدات ومتابعة جداول التسليم.

- عقد اجتماعات دورية وتوفير الدعم لمديري المشروعات، لضمان الإدارة الفعالة للموارد وأنشطة البناء.

- التفاوض مع الموردين والمقاولين من الباطن، وإعداد الاتفاقات.

- التفاوض مع المصرفيين على: خطط التمويل، وشروط التمويل، وخطابات الاعتماد، وخطابات الضمان.

- ضمان الجودة والرصد في تكاليف الموقع؛ لتحقيق أهداف الميزانية.

- حضور اجتماعات مع العملاء.

- القرارات المتعلقة بالمطالبات، وتسوية المنازعات والأشغال الإضافية.

تقوية القدرة التنافسية للشركة:

لا بد من تقوية القدرة التنافسية للشركة؛ لتكون قادرة على التواجد بفعالية في أسواق البناء المختلفة ويكون ذلك من خلال:

1. أنظمة مراقبة الجودة:

- إجراءات توثيق لمراقبة المشتريات وتنفيذها.

- بيانات الأسلوب للأنشطة الرئيسية.

- إجراءات العمل للاضطلاع بالأنشطة الرئيسية.

- إدخال النظم المحوسبة اللازمة لتطوير التصاميم والرسومات الإنشائية والمقترحات التقنية والتجارية، وقد يسّر النظام المحوسب الاحتفاظ بالسجلات، وساعد في وضع قاعدة بيانات واسعة وغنية لجميع الأنشطة.

2. الحوسبة:

أهمية تبني منظومة متكاملة للتدريب والتطوير المستمر، من خلال الشروع في برامج التدريب والتوجيه للمهندسين الشباب والخريجين الجدد، وتدريب العمالة الماهرة لضمان مستوى عالٍ من المهنية في تقديم الخدمات، كما يجب على الإدارة العليا تعزيز تجاربها إلى حد كبير في الاستخدام الفعال للموارد، وتعزيز متطلبات التخطيط الدقيق لأنشطة الموقع، لضمان السلامة والحفاظ على التقدم ورصد التكاليف إلى حد كبير.

ولا بد للإدارة العليا من اكتساب خبرة قيمة في المسائل التعاقدية، ومراقبة التكاليف، بجانب المهارات في تقنيات المناقصات، التي تنطوي على إعداد العروض التقنية والتجارية، وكذلك خبرة في المباني الرئيسية متعددة الطوابق، وخبرة واسعة ومعرفة في أساليب وتقنيات تمويل المشروعات.

تبني مجموعة من القيم والمبادئ:

على شركات المقاولات تبني مجموعة قيم ومبادئ هامة، وأن تحرص على تطبيقها ومن بينها أن تستجيب دائماً لاحتياجات العملاء، إذ من الضروري أن يلبي المقاول مطالب العملاء، وأن يخلق معهم علاقات جيدة؛ حتى يتمكن المشروع من الازدهار. وعلى الشركات أن تشجع الأفكار الإبداعية والمبتكرة للخدمات ليصبح هذا مفتاح نجاحها، ويجب أن تسعى إلى تحقيق أهدافها باستمرار، وأن تدعم موقفاً إيجابياً يمكن القيام به، مع الاهتمام بإتاحة فرص التعلم والتطوير الشخصي والمهني لتعزيز الأداء، والمحافظة على بيئة العمل الجماعي، وأن تسعى إلى تحقيق الصالح العام من خلال تبادل النجاحات والأفكار والموارد.

فعن أبي هريرة رضي الله عنه عن النبي صلى الله عليه وسلم قال: ((مَنْ أَخَذَ أَمْوَالَ النَّاسِ يُرِيدُ أَدَاءَهَا أَدَّى اللَّهُ عَنْهُ، وَمَنْ أَخَذَها يُرِيدُ إِتْلَافَهَا أَتْلَفَهُ اللَّهُ)) [رواه البخاري 2257].

ويمكن تفصيل بعض التجارب الشخصية في ما يلي:

على المقاول الذي يستهدف تحقيق النجاح في العمل اتباع ما يلي:

1. بالنسبة للعميل:

يجب جمع معلومات قوية عن العميل الذي يطرح المناقصة، وذلك من حيث:

(أ) قدرته المالية؛ (لا تقدم عطاءات للمشاريع التي ليس لديها أموال).

(ب) سمعته في تسوية مطالبات الدفع المقدمة من المقاول.

(ج) توفير كوادر مهنية عالية الجودة في المكتب الفني.

2. إعداد دراسات تشمل:

(أ) موقع المشروع.

(ب) الظروف المناخية والجوية لموقع المشروع.

(ج) طبيعة التربة في منطقة موقع المشروع.

(د) دراسة خطط المشروع (الرسومات والخدمات الهيكلية والمعمارية).

(هـ) قراءة الشروط العامة للعقد بعناية (فيما يتعلق بمتطلبات العطاء والمستندات المطلوبة التي يتعين تقديمها مع عرض المشروع ووقته.

(و) دراسة المشروع المحتمل فيما يتعلق بالمخاطر من خلال تحليل المخاطر على النحو التالي:

- حساب عامل الخطر الذي سيتم تطبيقه على تحليل التكاليف.

- دراسة الأسعار الفعلية والتكلفة الفعلية للأصناف في جدول الكميات والأسعار على أساس صنف فردي، وتحسب باستخدام كسر قياسي.

العوامل المؤثرة في تحقيق النجاح للمقاول:

أولاً: تقلبات العملة:

- الاحتفاظ بسجل لسعر الصرف اليومي لمدة ثلاث سنوات على أساس يومي.

- البقاء على اتصال مع تجار العملات.

- سؤال المهنيين عن توقعاتهم للأشهر الثلاثة القادمة بعد المناقصة.

- استخدام متوسط سعر صرف العملة لتحديد التكلفة الفعلية.

ثانياً: توافر المواد:

- استشارة الموردين للحصول على المواد المطلوب توافرها قبل المناقصة.

- شراء جميع المواد اللازمة لتنفيذ المشروع في أول 20% من الجدول الزمني للمشروع.

- إقامة علاقات جيدة مع الموردين ودفع مطالباتهم كلما توفرت الأموال، وفق اتفاق مسبق معهم وبشفافية وصدق.

- إجراء حسابات جيدة لقائمة المواد أثناء عملية المناقصة.

- تقديم ملحق بسعر المواد الأساسية لاستخدامه في تنفيذ المناقصة كمرفق للمناقصة.

ثالثاً: المهندسون -علاقات موظفي العمل-:

- ادفع لموظفيك أموالهم دائماً في الوقت المحدد.

- ادفع حوافز دائماً لموظفيك، وفق فلسفة (الحسنى بالحسنى) و(الكلمة الطيبة صدقة).

- محاولة ترسيخ عادة مناقشة برامج العمل بشكل يومي؛ إذ يجب إشراك الموظفين في إعداد العمل والبرامج التي سيتم تكليفهم بتنفيذها.

- الحفاظ على علاقات جيدة مع صغار العمال والمقاولين من الباطن.

- توظيف عمال ومقاولين من الباطن مختلفين في نفس المشروع من أجل الإنجاز وتحقيق نوعية جيدة فيتنافس شريف.

- تحسين قدرات الموظفين من خلال دورات في التدريب الإداري.

- الاستخدام الكامل لجميع الموارد المتاحة مثل تطبيق برامج الكمبيوتر والتقييمات الفنية.

- حساب عامل الخطر الذي سيتم تطبيقه على تحليل التكاليف.

- دراسة الأسعار الفعلية (التكلفة الفعلية) للأصناف في جدول الكميات والأسعار على أساس صنف فردي، وتحسب باستخدام كسر قياسي.

رابعاً: التعامل مع المتعاقدين من الباطن:

عند تسعير كراسة المناقصة من المهم للغاية الدعوة إلى الحصول على عروض ما لا يقل عن ثلاثة من المقاولين من الباطن المتخصصين لكل نشاط من أنشطة المشروع (دون إهمال المقاول الجيد)؛ من أجل التوصل إلى تسعير واقعي، وأيضاً استخدام موارد الإنترنت للحصول على الأسعار العالمية.

خامساً: الجدول الزمني:

دراسة الجدول الزمني للمشروع والمسارات الحرجة المحتملة، جنباً إلى جنب مع التدفق النقدي على أساس النتائج، وهذا ضروري للمساعدة في تحديد النفقات العامة، والربح الهامشي، والنسبة المئوية للدفع المسبق، مع إيلاء الاعتبار الواجب لتحليل مخاطر المشروع، (دائما ً تذكر في خطاب العطاء أساس جدولك: وُقِّت على أي أساس 24 ساعة، أساس اليوم، العطلات.. إلخ).

سادساً: دراسات ضرورية قبل تقديم العرض:

 تأسيس مناقصة كلاً على حدة، وعلى أساس مربح للجانبين (من أجل أن يكون العميل مشروعاً جيد، وإرضاء الاستشاري، وأرباح المقاولين من الباطن وأرباح الشركة).

- استخدام الحد الأدنى من عامل الخطر المحسوب.

- قاعدة حساب على مواد ذات نوعية جيدة (لا تكلف أبداً على نوعية منخفضة).

- يجب إبقاء النفقات العامة عند الحد الأدنى ويجب عدم نسيان ما يلي:

- تكلفة المناقصات والمصروفات.

- تكلفة الموظفين المهندسيين والماليين والكتبة.

- الضمانات المصرفية.

- سلامة وتنظيف الموقع.

- النفقات الحكومية (رسوم التراخيص رسوم القمامة السلطات المحلية.. إلخ).

- النفط والنقل.

- نفقات المكتب الاستشاري.

- تكاليف الإدارة.

- الضرائب والزكاة.

- دراسة احتياجات الاستشاري من وثائق المناقصة إذا لم يكن هناك بند أولي.

- دراسة قدرات شركتك لتنفيذ المشروع (لا تبالغ أبداً في تقدير مواردك وفي حساب تكلفة المعدات اللازمة).

- لا تنسَ التكاليف غير المتوقعة في حساباتك (قد يكون لديك خسارة التفكير في العميل والاستشاري لا الربح دائماً).

- ضع في اعتبارك عملاً إضافياً (قد يساعدك هذا في الرؤية أعلاه)؛ ملء جميع التذييلات في المناقصات.

- اشكر الله دائماً من خلال دفع التزاماتك في الوقت المحدد، والحرص على للالتزام بذلك دوماً.

سابعاً: تحديد قيمة المقدم المدفوع للمشروع:

- المفهوم الأساسي هو تحديد نسبة الدفع المسبق (الحد الأدنى 30٪ من إجمالي قيمة العقد) مع 30٪ أخرى لتكون متاحة من:

- الموارد المالية الخاصة بالمقاول.

- العنصر المالي المتاح بموضوعية من مواد المتعاقدين من الباطن والعمال المشاركين في تنفيذ المشروع.

- الخبرة الموكلة مع موردي المواد، وهذا يجعل 60% من قيمة المشروع التي سيتم تخصيصها لشراء جميع المواد المطلوبة لتنفيذ المشروع في أول 20% من الجدول الزمني للمشروع المكمل بالدفعات الوسطية المؤقتة خلال الجدول الزمني للمشروع. يمكن سداد هذا من خلال الاحتفاظ بشرط في العقد حيث أن العميل هو دفع 80٪ من المواد الموردة إلى الموقع أو يتم شحنها وفق المستندات المؤيدة لذلك.

الخطوة التالية هي كتابة رسالة مرفقة بالعرض توضح السعر والنسبة المئوية للدفع المتقدم المطلوب، مع ذكر المستندات المطلوبة المرفقة ووقت تنفيذ المشروع. يتم ختم هذه الرسالة التي تغطي من مصلحة الضرائب.

متطلبات هامة في حالة فوز المقاول بالعطاء:

في حالة فوز المقاول بالمشروع فعليه القيام بما يلي حتى يحق النجاح المطلوب:

- إعداد الضمانات.

- توظيف العدد الكافي من المهندسين، والتفكير دائماً في تدريب المهندسين (البحث عن الذين يعرفون أهمية الوقت).

- بدء ورشة العمل الرسمي من يوم فوزك بالمشروع.

- دراسة الجدول الزمني وتقديم جداول مفصلة باستخدام برامج الكمبيوتر في أقرب وقت ممكن.

- تقديم عينات المواد من يوم فوزك بالمشروع للتقرير بشأنها.

- شراء المواد بمجرد الموافقة عليها.

- دراسة نماذج استشاري المشروع.

- توقيع عقود مع المتعاقدين من الباطن بمجرد الموافقة عليهم من الاستشاري (تشمل جميع التزاماتك المنصوص عليها في العقد الرئيسي في عقود المقاولون من الباطن).

- عدم استخدام العمال ذوي النوعية المنخفضة.

- إعداد شهادات الدفع الوسيطة المؤقتة القياسية.

- الاحتفاظ بسجل لجميع الظروف الجوية وإنشاء برنامج يومي.

- الاحتفاظ بسجل مكتوب لجميع المراسلات.

- التحضير للاجتماعات اليومية والأسبوعية.

- فكر دائماً في أسبوع واحد في المستقبل للمشروع.

- التقدم بطلب لفحص العمل بمجرد الانتهاء منه وتسليمه للاستشاري.

- معاملة الناس باحترام.

وأخيرا أرى من خلال القيام بالخطوات السابقة، ومن واقع تجربتي العملية الخاصة، سوف تضمن -بإذن الله- إلى حد كبير، نجاح المقاول في تحقيق أهدافه، وتجنب الخسائر، وتطوير وتنمية شركته، واكتساب السمعة الطيبة، وتقديم أفضل ما لديه من خلال تنفيذ كافة المشروعات المسندة إليه بكفاءة وجودة عالية وفي الوقت المحدد وحسب المواصفات والمخططات التعاقدية، مع تحقيق المردود المادي الجيد بعون الله قبل الجميع.

والله والوطن من وراء القصد.