أثر التخطيط الجيد في صناعة التشييد على نجاح شركات المقاولات
دكتور مهندس مستشار/ مالك علي محمد دنقلا
عضو لجنة التشييد بجمعية رجال الاعمال المصريين الافارقة
تعتبر صناعة التشييد مقياساً لمدى تطور الشعوب ودرجة رقي البلدان، كما يعتبر زمن وجودة تنفيذ المشروعات مؤشراً تنافسياً بين الدول المتقدمة لإثبات مدى قدرتها وتطورها الهندسي والتكنولوجي.
ولأن المقاييس الثلاثة لكفاءة أي مشروع هو تنفيذه في أقصر وقت وأقل كلفة وأعلى جودة، لذا تعتبر مرحلة التخطيط من أهم مراحل المشروع، حيث يلعب التخطيط السليم للمشاريع دوراً كبيراً في نجاح شركات المقاولات في إنجاز مشاريعها في الوقت المحدد وبالتكاليف المقدرة، في حين إن سوء التخطيط يؤدي إلى فقدان السيطرة على المشروع
ويعد التخطيط في صناعة التشييد واحداً من أهم الخطوات التي ينبغي الاعتناء بها؛ باعتباره المنهجية التي يسير بها العمل بصورة متزنة، كما أن له انعكاسات اقتصادية هامة؛ حيث يؤدي إلى تخفيض تكاليف البناء، فتخطيط المشروع هو أداة لبناء تصور مسبق عن مراحل تنفيذ المشروع، وتصور المخاطر المتوقعة التي ستواجه المشروع عند تنفيذه، وما هي الآليات اللازمة لمعالجة هذه المشاكل، لذلك فإن نجاح تخطيط المشروع يرتبط بقدرة القائمين على التخطيط، وخبراتهم في التنبؤ بالمشاكل والمصاعب التي ستواجه المشروع في مرحلة تنفيذه.
ونظراً لما تواجهه شركات المقاولات من تحديات كبيرة في شتى المجالات، وضغوط متزايدة، وبيئة سريعة التغيير، مما يزيد من درجة عدم التأكد، وما سيكون عليه المستقبل، لذا تتضح أهمية عملية التخطيط من حيث توفير معلومات دقيقة تساعد على التنبُّؤ بالمُستقبل، وتحدد للإدارة ما هو مطلوب من الوظائف، لتحقيق الاستفادة المطلوبة في العمل، وعدم الارتهان للصدفة، وإلا تعرضت لخسائر مالية فادحة، بجانب سمعة سيئة لدى العملاء.
ولعل من أهم الأسباب التي تؤدي إلى تأخر المشاريع: عدم أخذ شركات المقاولات بمقومات التخطيط الفعال بعين الاعتبار؛ أو افتقار الخطة الموضوعة لتنفيذ المشروع إلى مقومات النجاح، سواء من حيث عدم شمولية ووضوح الخطة، أو عدم مرونتها وواقعيتها، وكثيراً من المشروعات فشلت أو تأخرت عن موعد انتهائها لسوء التخطيط وعدم الاعتناء به بصورة كافية، حيث لا يدرك الكثير من الأشخاص مدى أهمية مرحلة التخطيط ودورها الأساسي في إنجاح تنفيذ المشروع، خصوصاً وأن مرحلة التخطيط تعتبر الأساس الذي يتركز عليه جميع مراحل المشروع، كما أن تنفيذها على أكمل وجه يساهم بشكل مباشر في نجاح مرحلة التنفيذ والمتابعة والتقييم.
وظيفة إدارة التخطيط:
يعتبر التخطيط الهندسي في شركات المقاولات من الوظائف القيادية المهمة، حيث تقوم الشركة بإنشاء إدارة تنظيمية مسؤولة عن التخطيط، أو تشكيل لجنة أو فريق عمل لوضع الخطة، أو قد تكلف مجلس الإدارة بوضع الخطط المناسبة، وفي جميع الحالات ينبغي التأكيد على أن التخطيط يشمل الشركة بأكملها وجميع مستوياتها، فالإدارة العليا يمكن أن تضع إستراتيجية الشركة، ومديرو الوسط يضعون الخطط التشغيلية لإداراتهم، ورؤساء الوحدات يضعون الخطط التكتيكية لوحداتهم، ويمكن أن يسهم الاختصاصيون والخبراء من الخارج في وضع التنبؤات بشأن الظروف المستقبلية وغيرها.
وقبل البدء في إعداد خطة المشروع لا بد من توافر كافة المعلومات عن: مستندات العقد، وجداول الكميات، ومخططات المشروع، والمواصفات العامة والخاصة، ومالك المشروع والاستشاري، وتقرير فحص التربة، ووصف المشروع والمساحات، ولائحة المشتريات والتوريدات، والتجهيزات اللازمة للمشروع، ومدي توافر الموارد من معدات وعمالة، ومقاولي الباطن، وأسعار السوق، وتحديد الإمكانات المتاحة والبدائل المناسبة لكل من المواد وخطط التنفيذ الفنية لعناصر المشروع، والجدولة الزمنية للمشروع، ومحضر استلام المشروع، وقرار الترسية من قبل المالك، وغيرها من المستندات الضرورية لبدء عمل خطة المشروع.
وتقوم إدارة التخطيط في شركة المقاولات بالتنسيق مع الموردين ومقاولي الباطن ومهندسي التنفيذ ومدراء المشاريع، ووضع خطة إدارة المشروع، والتي تشمل تفصيل المتطلبات، وتجزئة العمل، ووضع قائمة الأنشطة، وتقدير الموارد والفترات الزمنية للأنشطة، ووضع الجدول الزمني، وتقدير التكاليف، ووضع الميزانية وتخطيط الجودة، والموارد البشرية، والاتصالات، وإدارة المخاطر، والمشتريات، وتدارك نقاط الضعف والخلل في الخطة قبل وضعها حيز التنفيذ، وإعداد قاعدة بيانات لإخراج الخطة بصورتها النهائية، بحيث تشمل العوامل الاقتصادية التي تؤثر على أنشطة الشركة، والعوامل ذات الصلة الخاصة بصناعة البناء، والمخاطر والتهديدات المحتملة، ثم رفع هذه الخطة للإدارة العليا في الشركة التي تعطي الإذن بالعمل بموجبها، وتأمين كافة التسهيلات اللازمة لإنجاحها، مع ضرورة إتاحة الفرصة للعاملين للمشاركة في التخطيط في جميع مراحله وشرحها لهم، وإيجاد نظام للحوافز يكافئ من يشارك ويلتزم بالتخطيط.
عناصر التخطيط الناجح:
(1) معرفة الوقت اللازم لتجهيز المواد اللازمة لإنجاز المشروع.
(2) تحديد تاريخ بدء النشاطات وتاريخ الانتهاء منها، مع جدولة التنفيذ زمنياً.
(3) أنواع المعدات والمكائن والأجهزة المطلوبة لتنفيذ المشروع، وكذلك معرفة أعدادها وحجم طاقاتها.
(4) مراعاة التنسيق بين النشاطات المختلفة ودراسة بيئة واتجاهات السوق.
(5) معرفة الموارد البشرية اللازمة للعمل بالمشروع من حيث الكم والنوع.
(6) تهيئة فرق العمل التي يتعين عليهم القيام بالخطة، والقرارات التي يتم اتخاذها في تنفيذ الخطة.
(7) معرفة الموارد المالية اللازمة لتنفيذ المشروع وذلك عن طريق إعداد موازنة تقديرية لهذا الغرض.
(8) معرفة المدة الزمنية التي يستغرقها تنفيذ المشروع أي وضع الإطار الزمني والجدولة الزمنية اللازمة لتنفيذ المشروع.
(9) متطلبات مالك المشروع، والتعاقد من الباطن والتسليمات النهائية ومواصفاتها، ومدة تنفيذ المشروع وجدولة تسليمه للعميل، ويعني ذلك تحديد المراحل الرئيسية للمشروع مع تقدير الوقت اللازم لكل مرحلة والموارد اللازمة لتنفيذها.
(10) تحديد متطلبات الأفراد المتوقعة لتنفيذ المشروع، ومهاراتهم وأنواع التدريب اللازمة لهم، والأمن والسلامة لهم أثناء تنفيذ المشروع، مع تحديد عدد الأفراد المطلوبين لتنفيذ المشروع على مقياس الوقت في جدولة المشروع.
(11) تحديد مسؤوليات مدير المشروع وفريق العمل، ومكتب عمل الفريق، والمساعدين لمدير المشروع والمنسقين له. وذلك لأغراض المحاسبة وتحديد المسؤولية لكل طرف من القائمين على إدارة المشروع.
(12) تقييم الخطة ومراجعتها للتأكد من جدارتها وقابليتها للتطبيق والتنفيذ على أرض الواقع. والبحث عن خيارات الأكثر فعالية ونجاحاً ومدى أهمية قبولها وتأثيرها على المشروع إجمالاً.
(13) إعداد الهيكل التنظيمي للإشراف على المشروع، ثم الأدوار التي يقوم بها عبر مراحل تنفيذ المشروع، بالتعاون والتوافق مع مهندس المشروع وهياكل العمل المختلفة من بداية المشروع وحتى التسليم النهائي.
مراحل تخطيط المشروع الإنشائي:
إن التخطيط للعمل بالمشروع الإنشائي يتطلب تقسيم المشروع إلى مراحل مميزة، بالشكل الذي يُسهل العمل أثناء مرحلة تنفيذ المشروع. وهذه المراحل هي:
أولاً: التخطيط لمرحلة الانتقال إلى موقع العمل وتهيئة معدات العمل اللازمة والمكائن المطلوبة في المشروع.
ثانياً: التخطيط لمرحلة إرساء القواعد الأساسية للمشروع، ذات الخصوصية الفنية والهندسية، التي سيتم على أساسها تقسيم العمل إلى مراحل متسلسلة.
ثالثاً: التخطيط لمرحلة إنجاز الأعمال التكميلية للمشروع.
رابعاً: التخطيط لمرحلة إنجاز الأعمال.
مع الاخذ في الاعتبار أن مرحلة ما قبل البناء هي من أهم مراحل المشروع، والتي يعمل فيها العميل والمقاول معاً لتحديد نطاق المشروع بأكمله وجدوله الزمني وتكلفته، لذا تركز شركات المقاولات أكثر فأكثر على الممارسات المؤثرة لما قبل البناء، من أجل تحديد التفاصيل بوضوح قبل وضع حجر الأساس، ومن الضروري أن يضع فريق ما قبل البناء أهدافًا واضحة لتصميم المشروع وأهدافًا واقعية للتسليم مع المقاول الرئيسي.
وعليه تتطلب مرحلة ما قبل البناء وجود رؤية مشتركة بين أطراف المشروع (المالك، والاستشاري، والمقاول)، وكلما كانت هنالك خطوط اتصال واضحة بين هذه الأطراف؛ ساعد ذلك في عملية التخطيط الصحيح، بحيث تبدأ من المالك إلى فريق البناء، ومن مديري المشروع والمهندسين وصولاً إلى المقاولين من الباطن وعمالهم، وبالتالي أي مشاكل تظهر أثناء البناء سيتم التعامل معها بكفاءة من قبل أولئك المكلفين بهذه المسؤولية.
ولإنشاء جداول زمنية واقعية، يحتاج فريق ما قبل البناء إلى العمل مع جميع المشاركين في المشروع - بما في ذلك المصممين والمهندسين والمقاولين والمقاولين من الباطن والبائعين وموظفي الدعم - لجدولة أنشطة التشييد بحيث تشمل كل شيء من أجل تحديد جداول زمنية واقعية لإكمال جميع المراحل.
وقبل البداية الفعلية لتنفيذ المشروع تتخذ بعض الإجراءات المهمة التي من شأنها وضع عمليات التنفيذ في إطارها السليم؛ وحتى يضمن للمشروع بأن يسير في خطوات متتابعة ومترابطة لا تعكرها التوقفات المتكررة لأسباب ناجمة عن سوء التخطيط، حيث يجب القيام بالتجهيزات اللازمة لمواقع تنفيذ المشروعات بناء على دراسة وافية لكافة المتغيرات والظروف الخاصة المحيطة بالمشروع، وحين البدء بتنفيذ مشروع ما، يجب عقد اجتماع تحضيري يضم المالك والمقاول واستشاري المشروع؛ تناقش فيه مجموعة من بنود الأعمال المختلفة وخصوصاً المسائل التنسيقية بين جميع الأطراف، حتى تخرج مجموعة مناسبة من القرارات التي تكفل النجاح لعمليات التنفيذ.
وتبدأ إدارة المشروع بتحليل موارد الشركة الرئيسية والقدرة الإنشائية ونظام الشراء ونظام التسويق والموظفين، وإعداد ميزانية تقديرية، وبرنامج زمني مفصل للأعمال، وهو ما يسمى بخطة المشروع، ومع بداية التنفيذ يتم إنشاء نظام للمتابعة، يقوم بمتابعة معدل الإنجاز للأعمال بالمشروع على فترات منتظمة، ومراجعة الخطة نفسها، وإيجاد الحلول والبدائل للظروف الداخلية والخارجية، بما يضمن عدم تأثر الخطة وبالتالي تأخر المشروع، خاصة وإن أعمال التنفيذ بالموقع قابلة للتأثر بأحداث كثيرة من الصعب التنبؤ بها مسبقاً، لذا تعتبر مرحلة متابعة الخطة من أهم المراحل في عملية التخطيط، حيث إن المتابعة الدقيقة والمستمرة لسير الخطة تمثل ضرورة حتمية لتلافي أي انحرافات عن هدف الخطة الأساسي.
أهداف تخطيط المشروع النموذجية:
تدور أهداف تخطيط تنفيذ المشروع حول الموازنة بين ثلاثة جوانب: النطاق والوقت والتكلفة، أي تنفيذ المشروع في فترة زمنية وبتكلفة محددة، والسعي إلى تقليل مُعدّل المخاطرة، والاستفادة من الموارد المتاحة بأفضل الطُرق، هذا بالإضافة إلى باقي الأهداف الأساسية وهي:
(1) التنسيق، والسيطرة على المشروع من البداية حتى النهاية، ووضع معايير ثابتة للأداء.
(2) إنجاز مشروع متميز ذي جودة عالية، وبتكلفة مقبولة وأداء فعال، وفي أقصر وقت ممكن.
(3) زيادة رضا العملاء من خلال تلبية متطلباته وتسليم النتائج النهائية بما يحقق رغباته.
(4) تقليل المخاطر والشكوك إلى أدنى حد.
(5) توفير أساس هيكلي لتنفيذ العمل، ووضع تدابير للرقابة الفعالة على العمل.
(6) تحقيق الأرباح، وزيادة حصة الشركة في السوق الذي توجد فيه، كذلك تحقيق الأهداف الشاملة للشركة.
(7) تحسين كفاءة العمل في كافة القطاعات بالشركة.
(8) السيطرة على كافة المشكلات الخاصة بتنفيذ العمل.
المشكلات التي تؤدي إلى فشل أو قصور التخطيط:
(1) صعوبة توفير المعلومات الدقيقة المتعلقة بالمتغيرات العديدة والظروف الطارئة.
(2) التغيرات البيئية المتسارعة التي تزيد من درجة عدم التأكد بشأن الاحتمالات المستقبلية.
(3) الفشل في إحداث التغييرات المناسبة أثناء سير المشروع.
(4) عدم وجود التزام حقيقي بالتخطيط على جميع المستويات.
(5) صعوبة تحديد الأهداف الواضحة القابلة للقياس.
(6) عدم توفير الموارد اللازمة للقيام بالتخطيط.
(7) عدم دعم الإدارة العليا للشركة لواضعي الخطة.
(8) اعتماد شركات المقاولات على العموميات في التخطيط دون التركيز على الأهداف الحقيقية للمشروع.
(9) نقص الثقافة التخطيطية ومقاومة التغيير، والاعتماد فقط على الخبرة.
(10) عدم فهم الكادر الفني في المشروع لطبيعة المشروع الهندسي.
(11) توظيف موارد المشروع في غير مكانها؛ مما يؤدي إلى تعرضه للمزيد من التأخير.
(12) وجود نقص في التنسيق الإداري بين كوادر المشروع من جهة وقيادات الشركة من جهة أخرى.
(13) الضعف الواضح عند بعض شركات المقاولات في مجال التخطيط الهندسي من حيث عدم قدرتها على وضع جدول زمني محكم للمشروع.
(14) تأخر كادر المشروع في اتخاذ القرارات الحاسمة خلال المشروع وبالتالي هدر المزيد من وقت التنفيذ.
(15) التدخلات الخارجية من غير فريق المشروع، مما يربك العمل ويخل بالخطة المتبعة.
(16) المراقبة الزائدة لأعمال المشروع والتضييق على العاملين بما يقتل الحس الإبداعي والتميز عند العاملين على الخطة.
مزايا تخطيط المشروع الإنشائي:
(1) خفض كلفة المشروع: حيث أن التخطيط يحدد مسبقاً المشاكل والمخاطر التي ستواجه المشروع عند تنفيذه، وتكلفة هذا الأجراء تكون أقل مقارنة بالتكاليف الناجمة عند مرحلة تنفيذ المشروع.
(2) خفض مدة المشروع: لأن التخطيط للمشروع يهدف إلى تحليل الجدول الزمني المتوقع لمراحل المشروع، وإجراء التغييرات بشكل أسهل مقارنة مع صعوبة وكلفة التغيير عند المباشرة بعملية التنفيذ، مما يساهم في اختصار الدورة الزمنية اللازمة لتنفيذ المشروع.
(3) تحسين جودة المشروع: حيث يلعب تخطيط المشروع دوراً رئيسياً في تحديد توقعات واحتياجات العميل، مما يساعد على تحقيق هدف الجودة للمشروع مسبقاً.
(4) يساعد تخطيط المشروع على الاستغلال الأمثل لموارد وإمكانيات الشركة وتحقيق الكفاءة أيضاً في إنهاء المشروع ضمن التكاليف المخططة.
(5) تخطيط المشروع يساعد شركة المقاولات على تحقيق أقصى ربح ممكن، والنمو والبقاء والاستمرار.
(6) يساهم التخطيط في دعم نمو وتطور المهارات الخاصة بالمديرين، وتحقيق أفضل استثمار للموارد البشرية والمادية.
(7) يدعم التخطيط تكيُّف الإدارة مع العوامل الخاصة بالمحيط الخارجي، مثل التطور التكنولوجي، والارتقاء بمستوى التنفيذ.
(8) يساعد على تحسين إنتاجية الشركة بنسبة كبيرة وعدم التوقف حتى في الظروف القاهرة، والمحافظة على رضا العملاء، وعلى أموال الشركة.
(9) يساعد التخطيط الجيد على تقدير التخطيط المالي للحاجات المناسبة، واتخاذ قرارات صائبة تضمن تعزيز التمويل والتشغيل المناسبَين، وتجنب الهدر والفاقد.
(10) التخفيف من تأثير المخاطر في حالة حدوثها، وسرعة الاستجابة لها، بما يقلل من حدتها وتأثيرها.
الخلاصة:
(1) ضرورة قيام شركات المقاولات بتخصيص قسم خاص من ضمن أقسامها الأساسية مهمته الدراسة المستفيضة لمخططات المشروع وجميع مستنداته، من مواصفات عامة وخاصة وعقود، حتى تتمكن من فهم طبيعة المشروع الهندسي وتحليل بياناته وتحديد أهدافه.
(2) يجب أن تضع شركات المقاولات في أولوياتها تعيين كوادر مدربة ومحترفة في مجال التخطيط، حتى لو كلفها ذلك دفع أجور عالية لهذه الكوادر، وأن تقوم هذه الشركات بإعطاء التخطيط أولوية كبرى من خلال إعطاء الفرصة لمهندسي التخطيط في الشركة.
(3) قيام شركات المقاولات بتفويض السلطة لأصحاب الاختصاص الذين يقومون بدورهم بتوزيع الأعمال وتخصيص الموارد لهذه الأعمال، وأن تسمح إدارة التخطيط في الشركة للعاملين ذوي الخبرة بالمشاركة في وضع الخطط.
(4) تشجيع الكوادر المختصة في التخطيط، بحيث تقوم شركات المقاولات بتفعيل نظام الحوافز لديها، وتخصيص جوائز مالية لهذه الكوادر في حال نجاح خططهم.
(5) يجب أن تحرص شركات المقاولات على الاجتماعات الدورية بين المخططين والمنفذين، والتي يتم من خلالها شرح الخطط وأهدافها للعاملين في الشركة، وشرح أي تعديل يطرأ عليها.
(6) على شركات المقاولات إخضاع المدراء والفنيين إلى دورات تدريبية كل حسب اختصاصه عن طريق جهات محترفة ومعتمدة؛ للتأكد من جاهزيتهم الدائمة لعملية التخطيط والتنفيذ.
(7) على شركات المقاولات إعداد قواعد بيانات إحصائية عن مشاريعها السابقة لاستخدامها في تخطيط مشاريعها المستقبلية.
(8) يجب أن تدعم شركات المقاولات قسم المناقصات لديها بكل الوسائل الحديثة والكوادر المؤهلة، لتتمكن من تقدير تكلفة مشاريعها بدقة عالية، الأمر الذي يجنبها الوقوع في الأزمات المالية.
(9) على شركات المقاولات الاعتماد على البرامج الحاسوبية الحديثة في مجال التخطيط بما يوفر الجهد والمال.
(10) يجب على شركات المقاولات تفعيل دور قسم إدارة المخاطر حتى تتمكن من مواجهة الأعمال الطارئة خلال فترة تنفيذ المشروع.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق